Naučite koliko često provjeravati e-poštu, kako razlikovati hitno od bitnog i još jedan vrlo važan trik

Da biste bili produktivni morate prije svega znati razlikovati važno od nevažnog, ali onda i stvoriti uvjete da se tom važnom posvetite neometano i u potpunosti.

No, znate li uopće što je to što svakodnevno remeti vaš fokus i kako te smetnje držati pod kontrolom?

MALE TAJNE VELIKE PRODUKTIVNOSTI

UVEDITE RASPORED PROVJERAVANJA PRETINCA PRISTIGLE ELEKTRONIČKE POŠTE

Elektronička pošta tj. e-mail danas je najveći "kradljivac" vremena i veliki neprijatelj produktivnosti. Razlog zašto je to tako zapravo je vrlo jednostavan. U silnoj želji da budete što produktivniji, provjeravate svoj inbox na samom početku dana, misleći kako ćete tako odmah riješiti većinu mailova i nastaviti s danom mirnije i fokusiranije. No, dešava se upravo suprotno.

Pitanja pristigla u inbox, priloženi dokumenti te neočekivani problemi, uvode vas sve dublje u multitasking i nakon nekog vremena ustanovljujete da ste potrošili neočekivano mnogo minuta za razočaravajuće mali broj riješenih mailova. Istovremeno s ovom vrstom stresa dešavaju se i sve ostale uobičajene aktivnosti oko vas te tako vaš fokus biva još više raspršen i time produktivnost još više smanjena.

Rješenje je uvođenje točnog vremenskog rasporeda u kojem je unaprijed predviđeno vrijeme za bavljenje elektroničkom poštom. Ovisno o vrsti posla i rasporedi mogu biti različiti pa tako možete rješavati svoj inbox sat vremena prijepodne i sat vremena poslijepodne ili samo jednom dnevno, najbolje pred kraj radnog vremena.

NE BRKAJTE HITNO I BITNO

Bez obzira na to da li vam je poznata tzv. matrica hitno - bitno ili nije, ono što biste morali znati, želite li biti produktivni, jest činjenica da velika većina "hitnih" zadataka uopće nije bitna. Drugim riječima, većina onoga što svakodnevno hitno izvršavate, a najčešće na uštrb nekih važnijih zadataka, nije objektivno hitna već je posljedica neplaniranja ili nametanja nekih tuđih ili pogrešnih prioriteta.

Umjesto da sebe doživljavate neproduktivnim ili nesposobnim, zapitajte se prije toga odakle toliki broj hitnih zadataka u vašem danu, tko vam ih zadaje i zašto se čekalo da postanu hitni.

VODITE RAČUNA O SVOM BIORITMU

Možda ne možete u potpunosti utjecati na svoj raspored na poslu ili u nekim izvanrednim situacijama, no svakako si ga možete olakšati tako što ćete tijelu dati energiju pametnijom prehranom i redovitim spavanjem. Uostalom, vaše tijelo i um dva su najvažnija alata za vašu produktivnost.

No, ovisno o vašem bioritmu vaše tijelo i um nisu tijekom cijeloga dana na jednakom nivou. Možda ste jutarnji tip i bolje se koncentrirate u prvom dijelu dana ili ste pak "noćna ptica" i najbolje razmišljate i radite u kasnim večernjim satima. Vodite o tome računa i nastojte svoje dnevne liste i tjedne rasporede maksimalno prilagoditi toj činjenici.